¿No encuentras un archivo? Conoce el Proyecto de Gestión Documental que resolverá el problema

La información que se maneja en toda empresa es un activo que debe estar debidamente registrado, guardado, custodiado y mantenido.

Fiel a este propósito, la Superintendencia Corporativa de TI comenzó a trabajar en la implementación del Archivo Digital Centralizado, sistema que garantiza una gestión de documentos eficiente, optimizando procesos de clasificación y búsqueda y eliminando impresiones y fotocopias innecesarias.

Julián Celis, Superintendente Corporativo de TI, explica que hasta ahora la empresa no contaba con un lugar oficial, adecuado y único para almacenar toda la información. “Ahora nuestra documentación oficial está completamente digitalizada y el siguiente paso será migrar a un Sistema de Gestión Documental en un servidor “en la nube”, accesible desde nuestros dispositivos móviles y estacionarios desde cualquier lugar con conexión internet."

Este nuevo sistema cuenta con un potente “motor de búsqueda”, que facilita y acorta los tiempos para encontrar documentos y también, entre sus funcionalidades, podremos individualizar usuarios y perfilar permisos y atributos para cada uno.

“Vivimos en una sociedad de usuarios exigentes y acostumbrados a la inmediatez. Contar con un sistema de registro y consulta confiable y expedito, independiente del formato en que es archivado, es necesario para una Compañía familiarizada con el trabajo colaborativo y la ejecución a distancia”, explica Celis.

"Los procedimientos llenos de papeles y carpetas son lentos, costosos y desmejoran la productividad. Pero también nos expone a la pérdida y deterioro de documentos físicos de un valor histórico muchas veces irrecuperable para la Compañía.Con este proyecto continuamos aplicando una estrategia digital de modernización que busca facilitar nuestro trabajo diario, favorecer la toma de decisiones y mejorar nuestra productividad” finaliza.

Ventajas y Ahorro

Actualmente la Superintendencia Corporativa de TI está trabajando en la organización de flujos y necesidades de información de todas las áreas de la Compañía y según lo proyectado debiera estar operativo a mediados de este año.

Sólo por nombrar algunos beneficios el Archivo Digital Centralizado presenta las siguientes ventajas:

• Ahorra tiempo y esfuerzo.

• Facilita el registro, recuperación e modificación de la información registrada.

• Hace menos difícil y tediosa la tarea de registrar.

• Reduce el tiempo dedicado a registrar.

• Ordena la actividad.

• Elimina los malos hábitos de retener documentos o mantenerlos en el escritorio.

• Limita la proliferación de carpetas.

• Evita la duplicidad de registros.

• Facilita la migración lógica de registros mal ingresados desde y hacia las categorías a que pertenecen.

• Estandariza el procedimiento.

• Provee un Manual de Operaciones fácil de entender y simple de aplicar por todo el personal.

• Formaliza una función cuyo cumplimiento no se vea afectado por cambios de personal en las unidades.