Hábitos tecnológicos de los colegas de trabajo que nos enloquecen

• Lista de las frustraciones por un mal empleo de las nuevas herramientas productivas:

• OBSTÁCULO. A algunas personas les incomodan aquellos colegas que se 'niegan• a utilizar la tecnología para el trabajo conjunto.

• SOBRECARGA. Las bandejas de entrada de los correos electrónicos están sobrecargadas con un sinnúmero de mensajes que van en copia.

 

Use texto para comunicar un propósito y los emojis para transmitir sentimientos

¡Caritas felices!

Si lee ese título con alegría, tal vez esté contribuyendo a otro riesgo en el lugar de trabajo: la sobrecarga de emojis.

No se trata solo de los emojis. Las personas se quejan de la sobrecarga de GIF también. Sí, los emojis y GIF son comunes en las redes sociales, y un GIF bien elegido puede ser una respuesta útil a un mensaje directo o a un mensaje de Slack que al parecer no tiene una respuesta diplomática.

¿Pero en el trabajo? La gente se queja de que no son profesionales. No es necesario que los abandonen por completo, pero hay un método práctico: utilice el mensaje de texto para transmitir un propósito, y los emojis o GIF para transmitir sentimiento o contexto. Y si no está absolutamente seguro de qué significa un emoji, probablemente es mejor que no lo utilice para nada.

Visitas ruidosas

Muchos de nosotros conocemos el dolor de las videoconferencias, donde el ruido de fondo interfiere con nuestra capacidad para seguir la conversación. ¿Es en realidad muy difícil utilizar el botón de silencio? Probablemente debería poner en silencio su teléfono o micrófono del computador desde el principio, y dejarlo así por lo que dure la llamada, excepto cuando tiene algo específico que decir.

Lo sé, lo sé: teme sentirse muy excluido si no puede emitir el ocasional "Uh huu" o un entusiasta "¡Sí!" Pero la pérdida de esa pequeña reacción bien vale la pena, cuando resulta en una conversación clara que todo el mundo puede oír y seguir.

Virtualmente olvidado

Aquellos de nosotros que trabajamos a distancia tenemos una queja común: ¡Dejen de ignorarnos!

Sí, es un poco desagradable participar en una reunión híbrida en la que algunas personas están sentadas en torno a una mesa de conferencia mientras una o dos se están conectando vía teléfono o webconferencia. Pero si necesita que esas personas a distancia sean parte de su conversación, corresponde a las personas en la sala asegurar que ellas estén realmente incluidas. Eso significa reunirse en torno al parlante en medio de la mesa, en lugar de instalarse en el extremo lejano de la sala, donde las personas no presentes no podrán escucharlo.

Solo diga algo

Nadie quiere ser la persona que enloquece al resto de la oficina. Pero una mayoría de nosotros no lo sabrá jamás a menos que alguien nos lo diga.

En otras palabras, la comunicación sobre la comunicación es la respuesta aquí, pero admitiré que no es un desafío menor. En realidad, aun cuando toda esta historia fue inspirada por un colega que a menudo envía correos en ALL CAPS, nunca tuve el valor de hacerle una simple petición: Detente, por favor.
 
Cuando se trata de utilizar los nuevos dispositivos y aplicaciones, las personas pueden ser realmente molestas. Y a veces esos fastidiosos somos nosotros.

¿Reconoce a algunas de estas personas?

El colega que no responde los correos electrónicos oportunamente.

El compañero de oficina cuyo teléfono celular emite un sonido constantemente a medida que llegan por montones los mensajes.

El trabajador a distancia cuyo crujido de papeles interrumpe cada videoconferencia.

Cuando se trata de nuestros colegas y la tecnología, todos tenemos nuestras manías individuales.

Pero hay una cosa en que probablemente todos podemos estar de acuerdo: nuestras frustraciones con la tecnología en el lugar de trabajo a menudo no son porque la tecnología sea intrínsecamente molesta. Son porque las personas son intrínsecamente molestas.

Y a medida que la tecnología se expande hacia cada rincón y rendija posible del lugar de trabajo, también lo hace la habilidad de nuestros compañeros para utilizar esa tecnología en formas que nos molestan.

Aunque todas estas cosas pueden ser un poco (o no tan poco) molestas independientemente, se suman a algo mucho más grande. Por un lado, hacen que el trabajo sea mucho menos agradable y mucho más estresante. Pero quizás lo que es más significativo, nos vuelven menos eficaces en nuestro empleo. Crean tensión en la oficina y reducen la colaboración. Interrumpen nuestro flujo laboral y no desconcentran.

De hecho, si la tecnología en el lugar de trabajo no ha cumplido en gran medida su promesa de aumentar la productividad, los vacíos y los conflictos en cómo cada uno de nosotros utiliza la tecnología en el trabajo pueden ser un factor importante que contribuye a esa decepción.

Una mayoría de nosotros, por supuesto, asume que el problema es con la 'otra' persona. Pero quizás mientras llegamos a entender las molestias tecnológicas más comunes en el lugar de trabajo, podamos reconocer dónde nuestro propio uso de la tecnología puede que no esté a la altura de un compañerismo considerado.

Por lo tanto, en el interés de fomentar la autoconciencia, les pedí a algunas personas que compartieran sus mayores fastidios tecnológicos en el lugar de trabajo, las cosas que las enloquecen.

A continuación, las principales quejas que plantearon.

1 La locura de las copias

Cuando las copias requerían la molestia de crearlas físicamente con calco, las personas eran cautelosas con respecto a agregar a otros a una correspondencia. Hoy en día, los programas de correo electrónico hacen que sea tan fácil enviar una copia a las personas en una cadena de correo -es decir, el campo de la copia está ahí instalado, rogándole por una dirección o dos o siete- que a menudo se abusa.

Más bien que preguntar si es crucial incluir a alguien en un hilo de correo electrónico, los lanzamos al campo de la copia, por si acaso. Como resultado, nuestras bandejas de entrada están sobrecargadas con un sinnúmero de correos copiados. Incluso peor es cuando nos encontramos haciendo esfuerzos para encontrar alguna lógica a una larga cadena de correo a la que simplemente nos han agregado.

Antes que responda a un correo que ha sido enviado a múltiples receptores, piense en si puede sacar a alguien del hilo (¿Cada asistente a las reuniones tiene que saber que sí, que le gustaría la opción del almuerzo vegano?).

Si está agregando a alguien a un hilo, tómese el tiempo para darle un rápido resumen y algún contexto sobre por qué lo está agregando. Y, por favor, no envíe copias a las personas cuando se pide copia oculta, y no envíe copia oculta cuando no está bien enviar copia.

2 Silencio

Quizás no es una sorpresa que tantos colegas nuestros a veces no respondan a un correo electrónico. O a un mensaje de Slack, tuit, DM, mensaje de texto, de Facebook, correo de voz.

Pero por muy comprensible que sea, es frustrante enviar una comunicación y no tener ninguna respuesta, en especial si esta es necesaria para avanzar en su propio trabajo. Estamos en un enlace colectivo: no podemos esperar un compromiso universal de respuestas rápidas mientras sigamos enviando copias a todo el mundo e inundándolos con correos electrónicos, pero mientras no tengamos respuestas rápidas, tal vez necesitemos seguir enviando recordatorios de modo que finalmente podamos obtener una respuesta.

La solución involucra una mezcla de comunicación y moderación. Esta última viene primero: si envía un correo electrónico o mensaje de texto a sus colegas constantemente, puede que ellos lo ignoren por necesidad. Esto es así en especial si es proclive a enviar mensajes extensos.
En un empleo anterior, descubrí que yo era legendaria por lo extenso de mis correos; algo que descubrí solo cuando algunos colegas empezaron a lanzar bromas al respecto, en mi presencia, sobre quién había recibido el mensaje más largo. Eso me enseñó a ser mucho más disciplinada en cuanto a condensar mis comunicaciones.

3 Cambio de canal

Este es el modo en que no hay que manejar el silencio: el cambio de canal. Cuando pregunté a las personas sobre los fastidios tecnológicos, escuché muchas quejas sobre los compañeros de trabajo que los persiguen de un canal a otro; a continuación de un correo viene un mensaje de Slack, y luego de este último viene un mensaje de texto. Ese tipo de cambio de canal contribuye a una sobrecarga de comunicaciones en general, lo que hace que sea difícil para los colegas saber dónde y cómo responder, y complica la labor de seguir con atención el hilo de una conversación.

Si un colega lo está persiguiendo a través de los canales -lo que puede suceder aun cuando no sea infractor en sus respuestas- es mejor abordar el problema de frente. Vuelva al lugar donde empezó la conversación, ya sea en Slack, correo electrónico o Google Doc, y dígale a su colega que necesita que la conversación permanezca en un solo lugar de modo que pueda seguirla con atención. Si tiene una forma preferida para permanecer en contacto, este es el momento de compartir esa preferencia.

4 Hilos enredados

Escuché muchas quejas sobre compañeros de trabajo que no entienden cómo entrelazar sus comentarios de Slack o correo electrónico, o quienes empiezan nuevos hilos cuando ya hay un canal o conversación en marcha. Si no sabe de lo que estoy hablando, entonces es muy probable que esté molestando a muchos de sus compañeros.

Incluso aquellos que saben al menos algo de la idea de entrelazar pueden ser a veces descuidados en cuanto a seguir la estructura de una conversación, y empiezan en cambio un nuevo hilo, o dejan su comentario en el lugar equivocado, simplemente porque no quieren dedicar tiempo o esfuerzo a averiguar a dónde pertenece.

Si se encuentra que es la víctima de una tangente de correo electrónico (o incluso de un hilo de correo único pero demasiado extendido), su mejor apuesta es una cirugía de correo: copie y pegue la parte más importante del hilo en un nuevo correo, y luego empiece un nuevo hilo con un asunto más preciso.

5 Ding, ding, ding, ding …

Esta es una de las cosas irritantes del lugar de trabajo más desconcertantes, porque la sobrecarga de notificaciones es tan agotadora para los receptores previstos como lo es para todos sus colegas en las cercanías. Es también relativamente fácil de resolver, o al menos mejorar: ponga su teléfono en silencio, y puede molestar a sus compañeros con vibraciones intermitentes en lugar de su ringtone con el tema de Avengers (O puede ser realmente considerado, y llevar consigo su teléfono cuando se pare de su escritorio; o al menos dejarlo sobre una superficie acolchada que silencie verdaderamente las vibraciones).

6 Resistencia tecnológica

Luego están los colegas que son molestos no en la forma que utilizan la tecnología, sino en las formas en que se 'niegan' a utilizar la tecnología. Las personas que no van a usar la administración de tareas en colaboración. Las que no van a utilizar Google Drive y Google Docs. Las que no van a utilizar el almacenamiento en la nube y los archivos compartidos. Como alguien me dijo, "Las personas que pasan más tiempo quejándose que un instrumento es basura en vez de molestarse en averiguar cómo utilizarlo".

Precisamente porque parece haber una nueva tecnología imprescindible cada semana, a las personas que no les encanta el proceso de configurar nuevos dispositivos y software tal vez terminen resignándose y preparándose cuando les pidan que adopten las aplicaciones más recientes para el lugar de trabajo.

Aunque es razonable ser cauto antes de subirse al carro de la victoria, estos suscriptores tardíos deberían notar cuándo un instrumento ha llegado a ser parte del flujo laboral cotidiano de su equipo. Una cosa es evitar la red de chato aplicación de administración de labores que tiene a una cuarta parte de la oficina muy entusiasmada; no obstante, una vez que tres cuartas partes están utilizándola, una terca resistencia retrasará a todo el equipo.

Sin embargo, una nota a mis nerds tecnológicos amigos: tenemos que ser más pacientes con la resistencia a la tecnología. Son las personas que nos evitan invertir una cantidad excesiva de tiempo o dinero en plataformas que no van a sobrevivir por largo tiempo. Y cuando estamos realmente seguros de que una tecnología está aquí para quedarse, sin duda no es asunto nuestro hacer un poco de esfuerzo para ayudar a nuestros colegas menos hábiles.
La Dra. Alexandra Samuel es investigadora de tecnología y autora de "Work smarter with social media".
 

FUENTE: El Mercurio
Fecha: 20-04-2020