Así es el »Manual de Carreño» para tener videoconferencias laborales eficientes

• La modalidad se ha vuelto común debido a la pandemia:

• Probar la configuración de los equipos antes de las reuniones, silenciar el micrófono mientras otro habla y evitar que las videollamadas sobrepasen los 45 minutos son algunas claves para el trabajo a distancia, según los expertos.

• Definir un espacio fijo del hogar para teletrabajar, lejos de las áreas comunes, y conversar sobre esto con la familia es importante para evitar interrupciones durante las teleconferencias. También es recomendable que el sitio esté en un lugar iluminado para que se vea bien el rostro durante las videollamadas.

Expertos del área concuerdan en que estas situaciones incómodas afectan la productividad y la relación laboral.

Por eso, aquí, entregan recomendaciones para evitar conflictos con el equipo de trabajo y mejorar la eficiencia de las reuniones virtuales. Un nuevo "Manual de Carreño" para las reuniones online en época de cuarentena.

Probar las herramientas

"Lo primero para hacer teletrabajo de manera efectiva es efectuar una prueba de las herramientas que vamos a utilizar", explica Danilo Bustos, gerente de desarrollo y tecnología de Tecnova, una empresa de soluciones informáticas.

"Un día antes de una reunión con un cliente, yo reviso que funcione el internet, la cámara y el micrófono”; comenta el experto. Para esto se puede realizar una videollamada de prueba con un amigo.

Bustos también aconseja verificar con el equipo de trabajo si se enviarán documentos durante la teleconferencia, con el fin de descargar los programas adecuados.

"Puede ser que estén conversando y necesiten ver una presentación y te des cuenta de que no tienes Power Point. Eso representa un retraso para el resto", ejemplifica Bustos.

Establecer límites

Una estrategia que los líderes deben aplicar es organizar reuniones concisas y cortas, comenta Francisco Silva, ejecutivo de Kingston Technology, quien se desempeña con teletrabajo desde hace 18 años y actualmente tiene un equipo a su cargo.

"En este sistema, se estima que una teleconferencia no debe superar los 20 minutos, y si es de más de siete personas, no ex¬tenderse más de 45 minutos", asegura Silva.

"Se supone que más {tiempo) es imposible estar concentrado, además, muchas empresas no utilizan video en sus llamadas y eso hace mucho más difícil mantener la atención", añade.

Bustos, por su parte, aconseja evitar múltiples teleconferencias durante el día y menos las videollamadas sorpresa, para no afectar la productividad.

Alexandra Gamarra, gerenta de ClowdWork, una empresa internacional de productividad y teletrabajo, opina parecido.

"En roles más estratégicos, se da la necesidad de interactuar varias veces al día, pero, a la hora de manejar equipos operativos, es importante tratar de minimizar las teleconferencias porque está comprobado que eso reduce la eficiencia", asegura.

Gamarra, recomienda reservar esta herramienta para reuniones que requieran la opinión de todo el equipo sobre un tema urgente.

Definir los espacios

"Me han tocado reuniones de teletrabajo donde aparece el hijo de un compañero a pedirle algo y claramente esa persona pierde el hilo de la reunión y todo el resto debe volver a hablar del mismo terna”, cuenta Bustos.

Por eso recomienda definir un espacio de la casa para trabajar, hablar con la familia sobre ello y sobre los horarios en los que se requiere privacidad, con el fin de evitar interrupciones.

"En el teletrabajo, los espacios son muy relevantes. Se aconseja elegir un lugar luminoso {en caso de hacer conferencias con video), lejos de áreas comunes como la cocina o el living", añade el experto, quien también recomienda cerrar puertas y ventanas para evitar ruidos.

Gestionar el silencio

Los especialistas entrevistados concuerdan en algo: aunque puede ser obvio, muchas personas olvidan hacer pausas en las videollamadas para dejar que el resto opine sobre un tema.

Según comentan, esto ocurre principalmente en reuniones sin video. Los tres aconsejan hacer pausas al hablar para que otros compañeros intervengan.

Otra herramienta que recomiendan utilizar es la de "silenciar el micrófono" {disponible en Zoom y Google Hangouts) mientras otros están hablando. De esta forma se evita cualquier ruido molesto que pueda interferir en la llamada.

Para chatear

Para Danilo Bustos es muy relevante acordar alguna plataforma de comunicación para conversar con el equipo en horas de trabajo, como el de chat Google, y respetar ese canal.

"A veces pasa que se elige una herramienta colaborativa, pero empiezan a hablar también por el grupo de WhatsApp y hasta mandan chistes", dice él.

"Lo que termina pasando es que tú no sabes realmente cuándo prestar atención ni a qué canal, y eso interfiere con las labores", advierte.

Gamarra concuerda: "En el teletrabajo hay un límite muy delgado entre lo personal y lo laboral, con lo cual hay que tener cana¬les muy definidos para evitar los agobios y que eso no afecte productividad", puntualiza la experta.

A raíz de las cuarentenas declaradas en varios países, incluido Chile, son muchos los que han pasado de ser oficinistas a trabajar desde sus hogares con sistemas de teletrabajo.

Así, es posible que a estas alturas usted haya estado en medio de una videoconferencia en la que un colega juega con su mascota o que se interrumpe porque un compañero no sabe usar la aplicación elegida.

FUENTE: El Mercurio
Fecha: 05-04-2020